Un assistant d'IA garde-t-il ce qu'on lui écrit ?

Cette page ne le tranche pas. Le fournisseur et ses conditions d'utilisation déterminent ce qui est conservé et où. Lisez-les avant de saisir quoi que ce soit de sensible, et demandez l'écrit.

Quel est le délai pour signaler une violation de données à la CNIL ?

La CNIL indique une notification au plus tard 72 heures après que l'organisme a pris connaissance de la violation, lorsqu'elle présente un risque pour les personnes. Le délai court dès qu'il y a une certitude raisonnable.

Faut-il garder une trace si la saisie n'a pas besoin d'être signalée ?

Oui. La CNIL indique que toute violation doit être documentée en interne, même lorsqu'aucune notification n'est requise.

Fuite de données avec un assistant d'IA

Un assistant d'IA est un service que l'entreprise n'héberge pas. Ce qu'un salarié écrit dans la fenêtre de saisie peut sortir de l'entreprise, être conservé, ou servir à des traitements dont l'équipe ignore les détails. Le risque n'est pas théorique : il suffit d'un nom de client, d'un numéro de dossier ou d'une seule coordonnée pour que la saisie devienne une donnée personnelle.

Ce que la CNIL dit de la saisie

La CNIL distingue le type de déploiement. Avec un service grand public, les utilisateurs ne doivent saisir que des informations qu'ils ont le droit de partager, et éviter les données personnelles et confidentielles. Pour des données sensibles, la CNIL privilégie un déploiement sur site, qui limite les risques d'extraction par un tiers. Avec une interface de programmation, la maîtrise revient surtout au fournisseur, d'où une vigilance accrue sur les données saisies et sur les transferts hors de l'Union européenne.

En pratique, pour une petite entreprise, la question à poser est simple : cette information identifie-t-elle une personne, ou révèle-t-elle quelque chose de confidentiel sur l'entreprise ? Si oui, elle ne va pas dans l'outil.

Ce qu'il ne faut pas saisir

Information	Pourquoi	Alternative
Nom, adresse, téléphone d'un client	Donnée personnelle	Remplacer par « le client A »
Dossier, litige, réclamation	Donnée souvent sensible	Décrire le type de problème sans le nom
Données d'un salarié	Donnée personnelle, relation de travail	Utiliser une fonction : « responsable atelier »
Plans, tarifs non publics, contrats	Secret d'affaires	Travailler sur un modèle vide
Identifiants, mots de passe, clés	Accès à vos systèmes	Ne jamais les écrire dans un outil

Une bonne règle : tout ce qui ne serait pas acceptable dans un courriel envoyé à une personne extérieure ne va pas dans un assistant d'IA.

Des consignes plus détaillées sont données sur la page données à ne pas saisir du réseau Savoir IA.

Si une donnée a été saisie par erreur

La saisie par erreur arrive. Ce qui compte est la rapidité et la trace écrite.

Arrêter la saisie : ne rien ajouter, ne pas relancer la conversation.
Noter les faits : quelle donnée, quel outil, quelle date, qui l'a saisie, et si l'outil était un compte professionnel ou personnel.
Vérifier les conditions du fournisseur sur la conservation des conversations, et chercher s'il existe un moyen de supprimer l'historique. La page ne donne pas de réponse générale : elle dépend de chaque service.
Évaluer le risque : une donnée personnelle sortie de l'entreprise peut constituer une violation. La CNIL définit la violation comme un incident de sécurité qui compromet la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité de données personnelles.
Documenter : la CNIL indique que l'organisme doit consigner la violation dans un registre interne, même si elle ne présente pas de risque.
Notifier si le risque existe : la CNIL indique une notification au plus tard 72 heures après la prise de connaissance, et une information des personnes concernées si le risque est élevé.

Cette page ne dit pas si votre cas précis est une violation. Cette évaluation dépend des faits et des données ; si le doute persiste, faites-la accompagner.

Prévenir plutôt que réparer

Trois mesures évitent la plupart des saisies à risque :

une règle écrite : la liste des données interdites, affichée près du poste de travail ;
des modèles anonymisés : des trames avec des fonctions à la place des noms ;
une formation courte sur ce qu'est une donnée personnelle, avec des exemples de l'entreprise.

Le registre des risques de ce site propose un tableau pour noter chaque usage, la donnée saisie et la règle associée.

Liste de vérifications

La liste des données interdites existe et a été donnée à l'équipe.
Les comptes utilisés sont ceux de l'entreprise, avec des conditions connues.
Un salarié sait à qui signaler une saisie par erreur, et doit le faire sans attendre.
Chaque incident est noté dans un registre interne.
Les modèles de travail contiennent des fonctions, pas des noms.

Ce qui reste à vous

Le choix de l'outil, la règle d'usage et la décision de notifier appartiennent au dirigeant. Pour la suite d'une erreur, voir la page incident : que faire. Pour les données de recrutement, la page biais et discrimination traite des risques de tri.